El tutorial de hoy viene cargadito de trucos súper prácticos que no te van a dejar indiferente, te traigo 5 funciones imprescindibles de Excel.
¿Por qué son imprescindibles?
Bueno para mí lo son porque:
- Facilitan el día a día de mi negocio
- Me hacen ganar tiempo
- Y me ayudan a tomar mejores decisiones
Y quien no quiere eso, ¿verdad?
Déjame que te cuente que estas no son funciones concretas de un área de negocio, sino que son todoterreno, básicas y esenciales para mejorar de forma exponencial tu rendimiento.
Como sirven para todas las áreas del negocio, te dan muchísimo juego y te van a ser de utilidad en tu día a día y para cualquier trabajo que realices con Excel.
Y como son imprescindibles, pues las tienes que conocer sí o sí.
Para que vayas entrando en el juego, te adelanto que hoy trabajarás con estas 5 funciones que para mí son una auténtica pasada:
- SI
- SUMAR.SI.CONJUNTO
- SI.ERROR
- CONCATENAR
- TEXTO
No te cuento más, pero te aseguro, que, si no las conoces, esto te interesa al 100%.
Un tutorial práctico y directo al grano, para que puedas implementar tus nuevos conocimientos desde ya.
Y no importa en que sector trabajas, si usas Excel, ¡esto te interesa amigo!
Y si no lo usas…¿a qué estás esperando?
¡Arrancamos!
Y por aquí te dejo con el paso a paso detallado por si te ha quedado alguna dudilla.
5 funciones imprescindibles de Excel
Función Si
Esta es una función del grupo de los condicionales que te devuelve un resultado u otro en función de si se cumple o no la condición que le pongas.
Esta es una de las más usadas y habituales, y tiene la posibilidad de anidar una función SI dentro de otra.
¡Vamos al lío!
A. Función SI
Partes de una base de datos con unos Nombres y unas Notas.
Lo que necesitas saber de un vistazo es quien está aprobado y quien no.
1. Sitúate en la celda en blanco debajo de Calificación e inserta la siguiente función:
=SI(B3>5;”APTO”;”NO APTO”)
Esta fórmula se traduce en:
Si la celda seleccionada es mayor que 5 (suponiendo que esta es la nota mínima para el aprobado) esto es igual a APTO y si no cumple esta condición, es NO APTO.
2. Acepta y arrastra la fórmula para que te dé todos los resultados.
Recuerda que es una función viva, que quiere decir que si tú modificas alguna de las notas, se actualiza al instante.
Pero con esto no tienes suficiente y necesitas ir un poco más allá para obtener más información.
B. Función SI anidada
Ahora lo que quieres saber es si el alumno ha obtenido un suficiente, un bien, un notable, etc.
Y esto lo haces con la función SI anidada.
1. Sitúate en la celda en blanco donde quieres obtener el resultado e introduce la función de la siguiente forma:
=SI(B3<5;”INSUFICIENTE”;SI(B3<6;”SUFICIENTE”;SI(B3<7;”BIEN”;”NOTABLE”)))
O lo que es lo mismo:
Si la celda seleccionada es menor que 5 es igual a Insuficiente; si la celda es menor que 6 es igual a Suficiente; si la celda es menor que 7 es igual a Bien.
En este punto puedes continuar anidando funciones Si hasta donde tú quieras, y en la última añade cuando no cumple la condición. En este caso si no cumple es Notable.
2. Arrastra la fórmula y ya lo tienes listo.
Y hasta aquí la función SI.
Vamos a seguir con las 5 funciones imprescindibles de Excel.
Función Sumar.Si.Conjunto
Esta es para mí una de las funciones estrella.
En este caso disponemos de una base de datos con Tiendas, Productos y Vendidos.
Lo que necesitas es saber cuántas unidades has vendido dependiendo del producto.
1. Crea una lista de validación en el cuadro de la derecha por productos. La puedes crear desde la pestaña Datos y haciendo clic en Validación Datos.
2. Ahora sitúate en la celda de abajo e introduce la siguiente función:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C;B:B;F1)
Con la imagen lo verás mejor. Piensa en seleccionar toda la columna por si en el futuro añades más datos.
¡Pues otra función más que ya tienes lista!
Haz la prueba y verás que a medida que cambias de producto, la cantidad de Vendidos también cambia.
Venga, a por otra que ¡ya quedan menos!
Función SI.Error
Otra que también es muy utilizada, pero bueno es que las 5 funciones imprescindibles de Excel que te traigo hoy, ¡por algo son imprescindibles!
En este caso estás trabajando con una plantilla que quieres dejarte semi automatizada.
Para saber las ventas por comercial tienes dos formas de hacerlo.
A. Sin Si.error
- Sitúate en la celda y divide el total de ventas del mes por el número de comerciales y arrastra la fórmula.
Cómo ves, en los meses que no hay datos, te aparece un error en la fórmula, y si quieres hacer una autosuma al final, sigue apareciendo el dichoso error.
Pues este error lo vamos a enmendar con la función Si. Error.
B. Con Si.Error
Con esta función, si el resultado que te aparece es un error, te deja customizarlo y decirle que quieres que aparezca.
- Sitúate en la celda correspondiente e introduce la función:
=SI.ERROR(C3/B3;”0”)
- Ahora arrastra la fórmula y trata de hacer un sumatorio.
¡Los errores han desaparecido!
Se han transformado en un 0, que es lo que le has pedido, y la autosuma se ha hecho sin ningún problema.
NOTA: Si en lugar de un 0 prefieres que no salga nada, solo tienes que dejar las comillas abriendo y cerrando sin nada en medio “”
Ya llevamos 3 de las 5 funciones imprescindibles de Excel.
Así que ánimo que ya casi lo tienes.
Función CONCATENAR
Tienes un listado con Nombre y Apellidos en diferentes columnas.
¿Cómo lo fusionas y salga el nombre completo seguido?
Pues con la función Concatenar.
1. Colócate en la celda donde quieres el resultado e introduce la fórmula:
=CONCATENAR(NOMBRE;” “;APELLIDO1;” “;APELLIDO2)
¡Importante!
Pon comillas con un espacio dentro para que te separe el nombre y los apellidos con un espacio. De no hacerlo te aparece como una sola palabra.
2. Ahora ya puedes arrastrar la fórmula y autor rellenar todos los campos.
Y ahora si querido amigo, vamos a por la última de hoy.
Una función que yo uso a diario y que me viene a las mil maravillas.
Función texto
Esta función lo que hace es extraer un valor y pasarlo al formato que tú quieras.
Para que lo veas claro, dispones de un fichero tal que así:
A. Extraer el mes
1. Sitúate en la celda blanca de al lado e introduce la siguiente función:
=TEXTO(FECHA;”M”)
Al darle al intro te lo transforma y te devuelve el mes en 1 dígito.
2. Si quieres extraer el mes en 2 dígitos solo tienes que repetir la operación y poner entre comillas “mm”.
3. Y si lo que necesitas es que te lo escriba en letras, repite el proceso e introduce entre las comillas “mmm”. De este modo te devolverá las tres primeras letras del mes.
4. Y para que te devuelva el mes entero, pon “mmmm”.
B. Extraer día
Y para extraer el día, tienes que usar la misma función, pero cambiando las “m” por “d” de la siguiente forma:
1. Para que te devuelva el día en 2 dígitos
2. Para que te devuelva el día en texto
Y como puedes ver, ¡es una auténtica pasada!
¡Excel te devuelve el día exacto de la semana! Y no es porque haga magia, aunque a veces lo parece, es porque se conecta con el calendario y saca los datos desde allí.
Y hasta aquí el tutorial de hoy con las 5 funciones imprescindibles de Excel que tienes que ahora ya dominas.
Como puedes comprobar, unos tips básicos y sencillos, pero de vital importancia para facilitarte la vida en tu negocio.
Espero que lo hayas disfrutado tanto como yo haciéndolo.
Y si te quedas con ganas de más….¡ya estás tardando!
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