Segmentación de datos en Google Sheets

Hoy voy mostrarte como hacer una segmentación de datos en Google Sheets. Si si, como lo oyes, ¡en Google Sheets!

Desde el 2016 esta función está disponible en Excel, pero la gran novedad, es que a partir de ahora también puedes hacerlo en Google Sheets.

Si me preguntas, ¿cuál es la función por excelencia de Excel?

Sin duda alguna mi respuesta es: las tablas dinámicas.

¿Porqué?

Pues porque saber usarlas a un nivel avanzado marcará un antes y un después:

• tanto en el desarrollo de cualquier actividad que realices
• como en tus capacidades cuando trabajes con Excel

Y dentro de este nivel avanzado del que te hablo, una de las cosas geniales y superpotentes que puedes hacer, es la segmentación de datos.

¿Y para qué sirve?

• Pues sirve para permitirte filtrar esos millones de datos de forma ágil, fácil y con total comprensión de los resultados.

Así que, si quieres dar un paso más en tu conocimiento sobre Google Sheets para poder tener un mejor control de tu negocio, o de los datos que manejas…

O si aún no tienes muy claro en que te puede ayudar esta función…

Mírate este tutorial, porque en menos de lo que canta un gallo, te voy a enseñar cómo hacerlo y descubrirás que poder oculto guardan tus informes y todo lo que puedes hacer con ellos.

¡Vamos allá!

Y después del vídeo, te dejo con el paso a paso para que no te pierdas nada de nada.

Segmentación de datos en Google Sheets

Doy por hecho que tienes una hoja en Google Sheets repleta de datos e información parecida a la de la imagen.

Primer paso. Crear tablas dinámicas

1. Haz clic en cualquiera de las celdas con información.

2. Dirígete a Datos y clica en Tabla Dinámica, marca la opción de Nueva hoja y clica en Crear.

3. En la nueva tabla, añade Provincias y Ventas desde el menú que tienes en lateral derecho.

Ahora ya tienes las ventas por provincias.

4. Seguimos creando tablas dinámicas. Vuélvete a situar en la hoja de datos.

5. Crea una tabla dinámica como la de antes, pero en esta ocasión marca la opción Hoja Actual y clica en el cuadradito de la derecha, donde indica la imagen, para decirle donde quieres crear la tabla.

6. Y ahora sitúate en la segunda hoja, donde has creado la primera tabla, y clica en una celda vacía para insertar la nueva tabla allí. Clica en Aceptar y en el siguiente cuadro clica en Crear.

7. En este momento, tienes que repetir los mismos pasos de antes, pero en este caso elegiremos Departamento y Ventas.

Segundo paso. Crear gráficos

Una vez tienes creadas las tablas, y antes de entrar en materia, tienes que crear un par de gráficos porque es una forma muy visual de trabajar las segmentaciones de datos en Google Sheets.

Así que vamos a ello.

• Crea un gráfico de las Ventas por Provincia.

• Ves a Insertar y después clicla en Gráficos.

• Cuidado en este momento porque esta aplicación a veces coge datos que no queremos, y en este caso está incluyendo en el gráfico la suma total. Solo tienes que rectificarlo tal y como te muestro en la imagen.

• Y ahora tienes que repetir los mismos pasos y crear un gráfico para la Ventas por Departamento.

En este momento ya dispones de un informe funcional, no es un dashboard, pero tampoco es lo que pretendemos.

Y ahora si, ha llegado el momento que estabas esperando.

Tercer paso. Crear una segmentación de datos en Google Sheets

En esta aplicación nos tienen las cosas un poco escondidas y no se ve la opción a simple vista, pero en unos segundos sabrás cómo se hace, verás que rápido y sencillo.

1. Desde una celda activa, haz clic en Datos

2. Y después pincha en Control de filtros

3. Verás que te aparece un rectángulo en el que te pide que selecciones el campo que quieres añadir a la segmentación de datos. Añade tantas como necesites.

¡Y ya lo tienes listo!

Ahora solo te queda probar e ir cambiando las opciones y datos que quieres que aparezcan reflejados en los gráficos a través de los desplegables de la segmentación de datos de Google Sheets.

Como ves, una herramienta superpotente que todo usuario, de Excel y Google Sheets, debería conocer.

Y no importa en que departamento trabajes, porque con esta función podrás tratar, sintetizar y analizar los datos de una forma totalmente efectiva y profesional.

Como ya sabes, Excel tiene mucha más potencia a este nivel, pero si eres un usuario medio, con la segmentación de datos de Google Sheets tienes más que suficiente.

Y si en tu caso lo que quieres es ser todo un maestro de Excel, apúntate a la academia, donde tienes a tu disposición, muchísimos cursos completos de gran valor y a mi para todo lo que necesites.