Cómo crear alertas para fechas en Excel

¿Cómo llevas el final del trimeste y de año? En estas fechas, en las que tienes mil cosas que recordar y revisar, y la cabeza te está a punto de estallar, te traigo un tutorial de lo más práctico, en el que descubrirás cómo crear alertas para fechas en Excel.

Si sí, cómo lo oyes, en Excel también se pueden crear alertas visuales y además van de lujo.

¿Cómo te quedas? ¿Qué te parece?

Sea como sea, hay dos cosas seguras:

  • El gran potencial de Excel siempre sorprende
  • Y yo siempre me saco de la manga truquitos muuuuy interesantes.

 Así que:

  • Si estás harto de que te venzan las tareas sin darte cuenta.
  • O de ir buscando los vencimientos con millones de filtros y al final acabar hecho un lío…

Lo que necesitas es que el mismo libro Excel en el que trabajas te ayude para no ir mareando la perdiz.

¿Y cómo se hace esto? ¿No será muy complicado?

Pues no, no es complicado, al contrario, solo necesitas invertir unos minutos ahora para que Excel te devuelva todo el tiempo perdido y mucho más.

Y déjame decirte que estás en lugar y el momento adecuado, y es que vas a aprender a hacerlo de una forma sencilla y práctica.

En el tutorial de hoy voy a enseñarte:

  • A cómo crear alertas o alarmas para tus vencimientos con la función SI anidada y el formato condicional.

Y además vamos a darle unas vueltas a la cabeza, que siempre viene bien, para encontrar la mejor forma de adaptarlo a tus necesidades y desatar la magia de Excel.

¿Estás preparado?

¡Go!

Y después de ver mi cara un rato, te dejo el paso a paso para que no se te escape nada de nada, y bien detalladito, ¡eh! Que en excelyfinanzas.com nos gusta cuidarte y ¡hacer las cosas bien!

Cómo crear alertas para fechas en Excel

Para el vídeo de hoy he utilizado un fichero de facturas con todos los datos necesarios.

Cómo crear alertas para fechas en Excel

Hoy vamos a hacer dos ejercicios, el primero muy muy facilito, digamos que la forma más básica de crear estas alarmas.

Y el segundo, también básico pero un poco más completo.

Puedes intentar los dos para practicar, o ir directamente a la segunda versión, como prefieras.

Versión básica

1. Añade una columna al final para el “Estado”

2. Añade también un cuadro con los diferentes estados: Vencida, Vencimiento próximo, No vencida.

3. Y por último añade una celda para la Fecha de “hoy”

Cómo crear alertas para fechas en Excel

4. Al lado de la ceda Fecha añade la función Hoy de esta forma: =HOY() para que siempre te muestre la fecha actual.

Cómo crear alertas para fechas en Excel
Cómo crear alertas para fechas en Excel

Una vez tienes esto listo, es hora de empezar a usar los condicionales.

1. Sitúate en la primera celda debajo de Estado y escribe la fórmula:

=SI(Celda Fecha Vencimiento<Celda Fecha Hoy;Celda Vencida;Celda No Vencida)

En la imagen lo vas a ver claro.

Cómo crear alertas para fechas en Excel

¡Importante!

Antes de arrastrar la fórmula hacia abajo, acuérdate de usar las referencias absolutas o relativas ($) para que se copie correctamente.

Te lo muestro en la imagen, pero si te quedan dudas sobre este tema, te recomiendo que veas este tutorial en el que te hablo de ellas.

Cómo crear alertas para fechas en Excel

Una vez fijadas las celdas que no quieres que se muevan, ya puedes arrastrar la fórmula sin ningún problema.

Y hasta aquí la forma más fácil de cómo crear alertas para fechas en Excel.

Cómo ves rápido y sencillo de implementar.

Pero no vamos a conformarnos con esto, vamos a dar un paso más allá para que sea más completo y práctico.

Versión media

Si has empezado probando la primera versión…

Borra todo lo que has hecho hasta ahora, exceptuando la Fecha y la columna Estado, y volvamos a empezar.

1. Añade otra columna con Nº Días para indicar cuantos días quedan hasta el vencimiento, antes de Estado.

Cómo crear alertas para fechas en Excel

2. Escribe la formula =$Fecha Hoy – Fecha vencimiento cómo ves en la imagen, fijando con $ las celdas que no quieres que se muevan cuando arrastres la fórmula.

Cómo crear alertas para fechas en Excel

Ahora tienes:

  • Números positivos = la fecha está vencida.
  • Números negativos = la fecha aún no está vencida.

3. Añade en la celda de encima del cuadro de vencimientos lo siguiente: Nº Días de proximidad, y en la celda de al lado, por ejemplo, 5.

Cómo crear alertas para fechas en Excel

4. Ahora sitúate en la primera celda debajo de Estado y añade la siguiente función SI anidada:

=SI(NºDías<-5;$celda No Vencida;SI(NºDías<0;$Celda Vencimiento Próximo;$Celda Vencida))

Cómo crear alertas para fechas en Excel

Y por último, te habrás fijado en que en las imágenes de muestra aparecen los colores que corresponden a los vencimientos y a ti no te está pasando

Ahora mismo puede que estés pensando ¿qué es lo que he hecho mal para que a mí no me salgan los colores con lo bien que van?

Pues tranquilo, no has hecho nada mal y ahora mismo te explico cómo solucionarlo.

  • Selecciona la columna Estado al completa
  • Pincha en Formato Condicional
  • Luego en Reglas para resaltar celdas
  • Y seguido Texto que contiene
Cómo crear alertas para fechas en Excel
  • En el cuadro que te aparece le indicas que si la celda contiene Vencida quieres relleno de color rojo.
Cómo crear alertas para fechas en Excel
  • Repite la operación con las dos opciones que faltan: No Vencida en verde y Vencimiento próximo en amarillo.

Comprueba que ya lo tienes todo resaltado con el color que corresponde.

¡Ahora mismo ya has creado una buena alarma visual!

Peeeero aún falta un pequeño detalle para que sea la leche…

BONUS EXTRA

Dale formato tabla e inserta una segmentación de datos.

¿Cómo? Muy fácil ya verás.

1. Selecciona el área, y en la pestaña Insertar clica en Tabla.

2. Inserta una Segmentación de Datos y fíltralo por Estado.

3. Ahora ya puedes filtrar de una forma fácil y rápida el estado de las facturas.

Como ves, no has tardado mucho y a partir de ahora podrás consultar el estado de las facturas en un solo clic.

Una forma básica de control visual,  pero muy efectiva y adaptable a lo que tú necesitas.

¡Ahora ya sabes cómo crear alertas para fechas en Excel!

Aquí te dejo el fichero que hemos usado:

Fichero de trabajo Alertas

Y por hoy, eso es todo amigo…

¿Qué dices? ¿Qué te quedas con ganas de más?

No lo dudes y apúntate a la academia donde te espero con:

  • Acceso a muchísimos cursos completos.
  • Platillas y recursos premium.
  • Un webinar al mes.
  • Un curso nuevo al mes.
  • Podrás darte de alta y de baja cuando quieras.
  • Y además tendrás mi ayuda para todas las dudas que puedan surgirte.

¡Te veo dentro!

2 comentarios en «Cómo crear alertas para fechas en Excel»

Deja un comentario