Cómo crear formularios dinámicos en Excel

¿Sabes cómo crear formularios dinámicos en Excel, simplemente usando tu ingenio?

Un formulario te sirve para añadir clientes, productos, comerciales o lo que necesites en tu negocio.

¿Por qué son útiles?

  • Pues porque evitan que cometas errores.
  • Te ayudan a ganar tiempo.
  • Hacen que no te olvides ningún dato importante.
  • En definitiva, ayudan a mejorar tu rendimiento.

Así que, si eres de los que tienes que ir metiendo datos nuevos a tus ficheros o bases de datos Excel, pero estás harto de cometer esos pequeños errores que tanto tiempo te roban…este tutorial te interesa.

Con él aprenderás a crear un formulario de forma:

  • Sencilla
  • Dinámica
  • Y con todos los campos y especificaciones que necesites.

Una versión de formularios básica y facilita, pero realmente útil para el día a día de tu negocio.

Si estás preparado, ¡arrancamos!

¿Qué te ha parecido?

Te dejo por aquí con el paso a paso para que no se te escape nada. Aunque el vídeo siempre es más completo y salgo yo 😉.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Para que te vayas haciendo una idea del formulario que vas a crear, te dejo la imagen del resultado final.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Y ahora sí, una vez visto lo visto, vamos a ello.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Para no liarte la manta a la cabeza, empezaremos por algo muy sencillo.

1. Lo primero que tienes que hacer es crear un fichero Excel nuevo. En él, crea 2 hojas:

  • Formulario
  • Histórico

2. Ahora sitúate en la hoja Formulario y desde la pestaña Vista desmarca la opción Líneas de cuadrícula, así se verá la página en blanco.

3. Después, inserta una forma rectangular, la que más te guste, desde la pestaña Insertar, Ilustraciones, Formas y cambia el color, yo se lo pongo verde, lo puedes modificar desde la pestaña Forma, Estilos de forma.

4. Una vez insertada la forma, escribe un título. En este caso pondremos “Entrada nueva de datos”. Ajusta el tamaño, el color de la letra, la tipografía y lo que quieras.

Que te quede más o menos así:

Ahora vamos a crear los campos del formulario

1. Así como te muestro en la imagen de abajo, rellena las celdas con los campos siguientes, o con los que necesites tener:

Nombre; CIF; Tipo cliente; Última propuesta; Contacto; Mail; Sector; Comercial; Propuesta; Potencial.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Te adelanto que estos datos no los vas a ver todos de golpe. Los diseñaremos de forma que se abran unos u otros en función de lo que vayas rellenando.

2. Los únicos elementos que siempre estarán visibles serán el Nombre y el CIF, así que les puedes dar un toque distinto para que resalten.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

3. Lo que queremos ahora es, que cuando se rellene el CIF aparezcan los campos de Contacto y Mail.

Para ello, en el campo Contacto, introduce la fórmula siguiente:

=SI(I11=””;””;”Contacto”)

Verás que cuando le das al Enter, el campo desaparece, pero puedes comprobar que funciona rellenando el CIF.

Copia la fórmula en el campo Mail, cambia Contacto por Mail y revisa que la celda del CIF sea la correcta porque se te habrá movido.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

4. Seguidamente, vamos a por los campos Sector y Comercial. Haremos lo mismo, pero en esta ocasión, una vez rellenado el campo Contacto.

Así que, copia la fórmula y cambia el nombre del campo y la celda a la que hace referencia, tanto en el campo Sector como en Comercial.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

5. Haz exactamente lo mismo con los campos de Propuesta y Potencial. Acuérdate de cambiar la celda a la que hace referencia y el nombre del campo.

Llegados a este punto, si no tienes ningún campo rellenado, solo se verán los campos de Nombre y CIF y a medida que vayas rellenando tu formulario dinámico en Excel, se irán abriendo las demás opciones.

Activación y uso de la pestaña Programador

1. Si aún no tienes activa la pestaña Programador, sigue estos pasos:

  • Haz clic en Archivo
  • Después en Opciones
  • Personalizar cinta de opciones
  • En el desplegable, selecciona Todas las pestañas
  • Opción 1: Marca la opción Programador
Cómo crear formularios dinámicos en Excel
  • Opción 2: Si no te aparece la opción Programador en el menú de la derecha, selecciónala en el menú de la izquierda y haz clic en Agregar, de esta forma se añadirá y podrás seleccionarla.

2. Inserta una columna estrecha después de Nombre, deja una en medio y ajusta al mismo tamaño estrecho la siguiente. Aquí colocaremos unas casillas de verificación.

3. Para insertar las Casillas de verificación, desde la misma pestaña de Programador, Insertar, icono Casilla Verificación.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

4. Dibuja una y sitúala en la primera columna que has creado, al lado de Tipo de Cliente, cópiala y sitúala en la segunda.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

5. Una vez creadas, pincha encima de una de ellas con el botón derecho y haz clic en Propiedades. En el cuadro que te aparece busca la opción LinkedCell y al lado escribe la celda en la que está la casilla. Haz lo mismo con cada una de ellas y su celda correspondiente.

6. Desactiva la opción Modo diseño de la pestaña Programador. Y un truquito, cuando ahora marques una de las casillas verás que por detrás te aparecen letras con falso o verdadero, para no verlas, solo tienes que ponerlas en color blanco.

Seguimos creando campos y ordenes para el formulario dinámico en Excel

Estas casillas de verificación, las usaremos para marcar si un Cliente es Nuevo o Retenido, y en función de la opción que marquemos, nos aparecerá la opción de Última propuesta o no.

1. Al lado de cada casilla, escribe Nuevo y Retenido.

2. Para que aparezca o no el campo de Última propuesta, introduce la fórmula:

=Si(F13=falso;””;”Última propuesta”)

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Sigamos viendo cómo crear formularios dinámicos en Excel

1. Le toca el turno al campo Sector, en este caso vamos a crear una Lista de validación dependiente para que en función del sector que seleccionemos, aparezca el comercial que tenemos asignado a dicho sector.

2. Para ello, crea una nueva hoja de cálculo. Yo la voy a nombrar Sector y Comercial. Ahora rellénala con datos, en este caso ficticios, como por ejemplo los de la imagen:

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

3. Si te fijas, en la columna Sector, tienes 4 tipos distintos, escríbelos en una columna alejada.

4. Selecciona los nombres y en el Cuadro de nombres escribe Sector.

5. Ahora, vuelve a la hoja del Formulario y sitúate en la celda de al lado de Sector. Desde la pestaña Datos, inserta una Validación de datos. En Valor selecciona Lista y en Origen escribe =Sector

Cómo crear formularios dinámicos en Excel
Cómo crear formularios dinámicos en Excel

6. Para poder relacionar cada Sector con sus comerciales, ves a la hoja donde tienes la lista, selecciona los comerciales por Sectores y nómbralos en el Cuadro de nombre, cómo has hecho antes. Cuando escribas el nombre dale al Intro, si no, no se guardaran los cambios.

Repite lo mismo con cada grupo.

7. Cuando hayas terminado con esto, crea una nueva lista de validación de datos, esta vez en Origen escribe lo siguiente: =indirecto($E$17)

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Una vez hecho este paso, verás que según el Sector que selecciones, el campo Comercial te dará unas opciones u otras.

Siguientes campos: Propuesta y Potencial

1. En el caso del campo Propuesta, crea una lista de validación sencilla. Desde la pestaña Datos, Validación de datos. En Permitir, selecciona Lista y en Origen, escribe, separadas por puntoycoma las opciones que quieras, en mi caso pondré las siguientes:

Como puedes ver, ya te aparece la lista desplegable con las opciones que has escrito.

2. Para el campo Potencial haz exactamente lo mismo con los valores que quieras darle.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Llegados a este punto, ya tienes el formulario dinámico preparado para rellenar todos los campos, pero la cosa no termina aquí.

Antes de seguir, rellena con datos falsos una entrada.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

¿Cómo hacemos para que esta información se vuelque en el histórico?

Grabar macro 1

1. En la hoja Histórico, créate una base de datos con los campos que tienes en el formulario y rellena algunos campos manualmente.

Esto lo hacemos porque vamos a grabar una macro de forma básica, y en caso de no tener datos introducidos anteriormente, cuando insertas un nuevo dato, pisa al anterior.

2. Ahora, en la hoja del Formulario, pestaña Programador, haz clic en Grabar una Macro.

3. Haz clic en Aceptar en el cuadro que te aparece. Ahora sitúate en la hoja Histórico e inserta un fila nueva al inicio.

4. Para que se autorellenen los campos lo harás vinculando las celdas, tan fácil como esto:

Nombre: =(celda Nombre hoja Formulario)

Repite los mismos pasos con todas las opciones.

5. Selecciona esta fila, cópiala y pégala (en el mismo sitio) como valores, desde Inicio, Pegar, Valores.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

6. En este punto, desde la pestaña Programador, haz clic en Detener Grabación.

7. Vuelve a la hoja Formulario e inserta un Botón de control de formularios.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

8. Dibuja el botón, y en el cuadro que se abre, selecciona la Macro que has creado y acepta.

9. Para cambiarle el nombre al botón solo tienes que pinchar en Modo Diseño.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

10. Si ahora rellenas los campos con un nuevo cliente y le das a Guardar Registro, verás que en el histórico se te vuelcan los datos.

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Grabar macro 2

Para poder limpiar el formulario y no tener que machacar encima de lo que tenemos rellenado, vamos a grabar otra macro.

1. Desde la pestaña Programador, pincha en Grabar macro y acepta.

2. Acto seguido, empieza a eliminar los datos de las celdas que habías rellenado antes.

3. Cuando termines, Detén la grabación.

4. Inserta otro botón de control, como antes. Dibújalo, selecciona la macro a la que corresponde y pinchando en Modo diseño cámbiale el nombre.

Clientes Retenidos, último paso para crear formularios dinámicos en Excel

¿Qué pasa si introducimos datos de un cliente que ya tenemos en nuestro histórico?

Pues que, si no cruzamos tablas, se duplicará la información.

1. Así que vamos a ello, tenemos este ejemplo de un cliente retenido:

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

2. Para que se rellene la celda de Última propuesta automáticamente, hay que insertar la siguiente fórmula:

=si(I13=””;””;BuscarV(E11;Histórico!A2:H30;8;0))

O lo que es lo mismo =si(última propuesta=nada;nada;BuscarV(Nombre;Histórico!selección datos;número de columnas;0))

Cómo crear formularios dinámicos en Excel

Para terminar, haz unas pruebas a ver que tal, pero a partir de este momento ya tienes lo que necesitas para funcionar.

Y hasta aquí el tutorial de hoy, ahora ya sabes cómo crear formularios dinámicos en Excel.

Con estos conocimientos básicos puedes adaptar este tipo de formularios sencillos a tus necesidades.

Y ya ves que, con unas macros muy sencillas puedes hacer auténticas virguerías.

Espero que te haya gustado y que te sea de utilidad.

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