Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

Te doy la bienvenida a este nuevo tutorial con el que aprenderás a cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos y sin ser ningún experto.

Además, para que no te vayas con las manos vacías, también tienes totalmente gratis la plantilla con la que trabajaremos hoy, ¿qué te parece?

Ya llevo unos cuantos vídeos creando plantillas distintas para dashboards, y a estas alturas creo que no es necesario que te cuente sus virtudes.

Pero por si andas un poco despistado, te recuerdo y te resumo que, un dashboard es la herramienta perfecta para:

  • Analizar y medir tus datos
  • De una forma totalmente visual
  • Y es fundamental para el correcto seguimiento del estado de tu negocio, área o lo que sea que necesites tener controlado.

Una vez dicho esto, quiero que sepas que en el tutorial de hoy vas a aprender a hacerlo de forma SENCILLA, solo tienes que invertir este ratito para dejarlo totalmente automatizado y poder GANAR mucho más TIEMPO después.

Además, trabajaremos con el poder de lo simple, añadiendo unos cuantos trucos para sumarle valor en estado puro.

Este tutorial es para ti si quieres saber cómo hacer un dashboard para gestión de proyectos:

  • Totalmente funcional
  • Dinámico y automatizado
  • Con un gran impacto visual
  • Y con plantilla gratis incluida

No sé qué te parece a ti, pero a mí, la idea de automatizar procesos, poder controlar mi negocio o proyecto de un vistazo y ganar tiempo para hacer lo que más me gusta (aparte de Excel, que es una de mis pasiones) me parece una auténtica pasada.

Así que si eres de los míos…

Vamos con el vídeo.

Y por si te ha quedado algún cabo suelto o no puedes ver el vídeo, te dejo con el paso a paso.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

Últimamente me gusta empezar con la imagen del resultado final, creo que está guai que lo puedas ver y saber hacia donde te diriges, así que por aquí te la dejo.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

¿Qué te parece? ¿Te motiva para seguir adelante?

Pues venga, arrancamos.

Paso a paso de cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

Antes de empezar recordarte que, si no quieres empezar desde cero, más abajo tienes la plantilla para descargártela y poder ir haciendo los pasos sobre ella.

Ahora sí, partimos de una base de datos como esta, con una serie de listas de validación sencillas:

1. Lo primero que vamos a hacer es el fondo, y esto lo haremos desde la pestaña Disposición de página, Fondo. Escoge la imagen que tengas guardada para la ocasión, en mi caso la tengo en una carpeta.

2. Verás que ahora se te ha puesto el fondo con la cuadrícula y queda fatal. Solo tienes que ir al menú Vista y desmarcar la opción Líneas de cuadrícula.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

3. Como las letras de tu base de datos son negras, igual que el fondo, cámbialas de color para que se vean, ponlas en blanco, por ejemplo. Ahora mueve la base de datos más o menos como en la imagen.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

4. Aplica a tu base datos un formato de tabla, desde la pestaña Insertar, Tabla. Así de buenas a primeras queda un poco feúcha, en esta ocasión la dejaremos sin formato, desde Estilos de Tabla puedes cambiar la opción.

5. Después de estos pasos, vamos a crear una alerta visual a través del formato condicional. Selecciona las celdas correspondientes a Estado y desde la pestaña Inicio, Formato Condicional, Reglas para resaltar celdas, Es igual a.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

6. Y en este recuadro que se te abre, le daremos las condiciones que queremos.

  • Completada: Relleno verde
  • En curso: Relleno amarillo
  • Pendiente: Relleno rojo
Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

Repite la misma operación con cada una de ellas.

Creación de gráficos del dashboard para gestión de proyectos

Crear Diagrama de Gant

Este diagrama de Gant es uno de los gráficos que hay hechos en el ejemplo y aparte de ser totalmente dinámico es muy potente a nivel visual.

1. Sitúate en una celda vacía.

2. Desde la pestaña Insertar, inserta un Gráfico de Barras Horizontales Apiladas.

3. Pincha sobre él, adapta un poco el tamaño y desde la pestaña Diseño, pincha en Seleccionar Datos.

4. En Entradas de leyenda (Series) pincha en Agregar. Ahora selecciona los datos de Fecha de inicio. Vuelve a Agregar y esta vez, selecciona la Duración Días.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

5. Después en Etiquetas del eje horizontal (Categorías) selecciona los datos de las Tareas.

Y así nos quedaría por ahora:

Comenzamos a darle unos toques de diseño al Dashboard para Gestión de proyectos

1. Para ordenar el eje cómoqueremos en este caso, donde están las etiquetas de las Tareas, pincha en él con el botón derecho y dale a la opción Dar formato eje.

2. Una vez en el menú, en la pestaña de Opciones de eje, selecciona la opción Categorías en orden inverso.

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3. Ahora le toca el turno a las Fechas. Pincha en ellas con el botón derecho y abre el menú de la derecha, igual que antes.

4. En Opciones del eje, Número, cambia el formato de la fecha a día y mes.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

Ahora, para que las barras del gráfico no se vean tan desproporcionadas y podamos quedarnos con las barras naranjas, que son las que nos interesan en el dashboard para gestión de proyectos, vamos a ajustar las fechas.

5. Desde la misma pestaña Opciones de eje, Límites y en Mínimos (aquí el formato fecha aparece en número, pero lo cambiamos sin problema) escribe la primera fecha de la que dispones.

Como puedes ver en la imagen, las fechas del gráfico se ajustan a lo que le has pedido.

Siguiendo con el gráfico, vamos a darle un poco de diseño

1. Escoge una opción en Estilos prediseñados.

2. Borra el título.

3. A continuación hay que borrar las barras azules, en este caso no nos interesan. Haz doble clic encima de una de ellas para abrir el menú Formato de serie de datos.

4.Ahora, desde la pestaña Relleno, selecciona la opción Sin relleno. Y para poder quitar la sombra que ha quedado, pincha, en el menú superior, la pestaña Formato, después Efectos de forma y aquí puedes quitarle la sombra para que te quede así:

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Añadir etiquetas de datos

1. Haz clic en el área del gráfico.

2. Dentro de la pestaña Diseño de gráfico, pincha en Agregar elemento de gráfico, después en Etiquetas de datos y por último en Centro.

3. Verás que algunas están donde no toca, pero eso lo arreglamos pinchando en una de las que están fuera de las barras naranjas y eliminando, así de fácil.

4. Justo ahora, desde la pestaña Inicio y con las opciones de Fuente, puedes customizarlo a tu gusto o que te quede más o menos así:

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

5. Para seguir customizando un poco el gráfico puedes probar las distintas opciones que tienes desde la pestaña Formato, en este caso yo le he dado un Iluminado desde Efectos de Forma.

Le toca el turno los gráficos de Teras y Tareas por responsable

1. Pincha en la tabla que tienes en tu proyecto de dashboard para poder insertar, en una hoja nueva, un par de tablas dinámicas y sus correspondientes gráficos.

Si vas perdido con las tablas, te dejo aquí el enlace de un tutorial que te va a venir de lujo.

2. Para ello, haz clic en Insertar y luego en Tabla dinámica. En el cuadro emergente, selecciona Nueva hoja y Acepta.

3. La primera tabla la creas con las siguientes opciones:

  • Filas: Estado
  • Valores: Tareas

4. Y para la segunda tabla, repite el proceso de insertar tabla dinámica y la creas con:

  • Filas: Responsables
  • Valores: Tareas

5. Pincha en la primera tabla e inserta un gráfico Circular normal.

6. Después, pincha en la segunda tabla e inserta un gráfico de Barras sencillo.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

7. Una vez los tengas creados, corta y pégalos en tu dashboard.

8. Cuandolos tengas en tu dashboard, adapta el tamaño y el diseño.

  • Oculta los botones clicando encima de ellos con el botón derecho.
  • Escoge un Estilo prediseñado, desde la pestaña Diseño, acorde con lo que estás haciendo.
  • Baja la leyenda del gráfico circular desde la opción Agregar elemento de gráfico.
  • Elimina la leyenda del gráfico de barras.
  • Termina de ajustar los tamaños.
  • Desde la paleta de colores, escoge una gama de colores acorde.
  • Como has hecho antes, desde Formato, Efectos de forma, aplica un iluminado a los bordes de los gráficos.

De momento el tema gráficos lo dejamos así.

Crear Segmentaciones de datos

Ahora vamos a crear las segmentaciones de datos para que tu dashboard  de gestión de proyectos, sea totalmente funcional y dinámico.

1. Haz clic en una celda la tabla, la que tienes en el dashboard, después en la pestaña Diseño, selecciona Insertar segmentaciones de datos.

2. En el cuadro emergente selecciona las opciones: Responsable y Estado.

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3. Una vez creadas, amplia el número de columnas a 3, desde la pestaña Opciones.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

En este punto, si tu cambias la selección en alguna de las segmentaciones que has creado, los gráficos cambian de tamaño, para bloquearlos y que no se desconfiguren, haz lo siguiente:

  • Haz clic con el botón derecho en uno de los gráficos y abre el menú Formato del área de gráfico.
  • En Tamaño y propiedades, marca la casilla No mover ni cambiar tamaño con celdas.
Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos
  • Repite los pasos con el resto de gráficos.

Vamos a por la última tabla dinámica de tu dashboard para gestión de proyectos

Esta tabla la usaremos para saber cuántas Tareas están pendientes.

1. Crea una tabla dinámica nueva, en la misma hoja donde tienes las anteriores, con las opciones:

  • Filtros: Estado, filtro Pendientes
  • Valores: Tareas

2. Después vuelve al dashboard e inserta una forma rectangular, o la que quieras.

3. Pincha en la forma y en la barra de Fórmulas vincúlala con la celda de Tareas pendientes de la tabla dinámica que tienes en la otra hoja. Cuidado, no pinches en la celda directamente, escríbelo manualmente o te dará error.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

4. Ahora modifica el diseño con todas las opciones que tienes disponibles, e inserta un cuadro de texto para poner un título. Aprovechando este momento, copia la forma para crear el título del dashboard. Te dejo con el ejemplo:

Y para rematar el dashboard, vamos a crear una macro sencilla

Esta sencilla macro la necesitas para que el dahsboard se actualice cada vez que modifiques un campo.

Para ello necesitas tener activa la pestaña Programador, si no la tienes, la puedes activar desde Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones, Todas las pestañas y una vez aquí buscar la opción Programador y activarlo.

1. Desde la pestaña Programador, pincha en Grabar una macro, en el cuadro emergente quédate con el nombre que le da automáticamente y acepta.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

2. Ahora ves a la hoja de las tablas dinámicas y actualiza las dos primeras, esto lo haces simplemente haciendo clic en ellas con el botón derecho y pinchando en Actualizar.

3. Después de esto, vuelve al dashboard y dale a Detener grabación.

4. Inserta una forma y nómbrala como Actualizar datos, por ejemplo. Cambia un poco la estética para que quede bien con el resto.

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

5. Y por último hay que asociar esta forma con la macro que has grabado para que funcione. Simplemente clica encima con el botón derecho y selecciona Asignar una macro, en el cuadro emergente selecciona la macro que has grabado.

En este momento, cuando hagas modificaciones en la tabla de datos del dashboard y pinches en Actualizar Datos, se te actualizaran todos los datos del dashboard.

Ultimando detalles del dashboard para gestión de proyectos

Para rematar, puedes añadir unas etiquetas a los gráficos, modificar los títulos, y añadirle unos iconos, desde Insertar Iconos, para darle un toque diferente y mayor impacto visual.

¡Y ya has terminado!

Cómo hacer un Dashboard para Gestión de proyectos

Como resultado, dispones de un dashboard totalmente funcional en el que puedes ir cambiando los estados y simplemente con darle a Actualizar todo se pone al día.

Ahora sí, podemos decir que ya sabes cómo hacer un dashboard para gestión de proyectos, sin complicaciones ni grandes conocimientos.

Una vez más, ¡el poder de lo simple compañero!

Te dejo en este enlace la plantilla con la que hemos trabajado, lo prometido es deuda amigo.

Espero que te sirva de ayuda y si te ha gustado y quieres estar al día de todos los vídeos que voy sacando, te invito a que te suscribas a mi canal de Youtube, solo tienes que pinchar aquí y darle a la campanita.

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